1,2,3… conferencia otra vez
Ya pasó. El viernes, pasadas las 20.00hrs se cerró la segunda Conferencia Rails Hispana. Con el salón de plenarios lleno y la gente con cara de cansada después de dos intensas jornadas. Yo me fui derecho a dormir.
Esta semana comenzamos a ver algunos feedbacks y estamos recibiendo interesantes comentarios sobre la organización y el evento en sí. No sé si es porque la gente es muy buena, pero todos son muy positivos.
Lo más curioso es que todo el mundo destaca aspectos que, al menos a mí me parece, deberían ser básicos y “de serie” en cualquier conferencia o seminario.
Para que nunca se me olviden y por si a alguien le viene bien, los resumo en 3 temas. Algo así como “The 3 golden rules for a successful conference” 
1.- Contenido
Hay dos formas de hacerlo: forzando un programa o dejando que lo hagan los ponentes. En la primera, creas un programa de charlas que sea coherente, cubra los aspectos interesantes del tema de la conferencia y buscas gente que pueda hablar sobre ellos.
En la segunda, abres una convocatoria de ponencias y entre todas las recibidas seleccionas las mejores y te tiras horas haciendo encaje de bolillos para crear un programa coherente. Esta es la que escogimos para la Conferencia Rails. Funciona, porque apelas a que la gente cuente lo que mejor sabe y se involucre con sus respectivas ponencias. Pero ojo, a veces es un infierno hacer la selección de temas. En eventos que ya son maduros (que llevan más de alguna edición), puede que no sea lo más recomendable.
2.- Infraestructura
Básico y sencillo. Basta con preocuparse de que las salas sean medianamente cómodas, que no se vendan más inscripciones que sitios disponibles, que haya enchufes en todos lados (o llenas de regletas), que la WiFi funcione y que haya un espacio para juntarse y conversar en los intermedios. Punto. Si a eso le añades café y algo de picar, mucho mejor. En Suecia vi que además, metían carritos con fruta dentro de las salas y la gente se cogía una naranja o un plátano para ir comiendo mientras escuchaba la ponencia. Buena idea.
3.- Horarios
Las ponencias o charlas tienen que empezar y acabar a su hora. A rajatabla, si puede ser. Para eso basta con dejar tiempo suficiente entre ellas, de modo que de tiempo al ponente a preparar el material y a la gente a llegar y sentarse. En esta edición, yo estuve como cancerbero en algunas salas, reloj en mano, controlando el tema. Y funcionó. La gente alucinaba con que se respetasen los horarios… yo creo que es que estamos mal acostumbrados, nada más. Pero mira que es fácil.
Y punto. Con estas tres cosas consigues un evento decente, que deje un buen sabor de boca a los asistentes y que tenga posibilidades de continuar en el tiempo. ¿Por qué no se hará más así?
Diciembre 2, 2007 a las 20:22
La verdad es que la organización de este año fue de 10, así como la gestión de los 15 coctelitos que íbamos por ahí dando guerra.
Muchas gracias señor Joaquín